Все новости

ООО «РТ-Техсервис»

Компания ООО «РТ-Техсервис», входящая в Государственную корпорацию «Ростех» использует в своей работе систему электронного документооборота «Этлас».

«РТ-Техсервис» оказывает профессиональные услуги по обслуживанию инженерных систем, управлению и комплексному техническому обслуживанию зданий и сооружений. Клиентами компании являются собственники объектов недвижимости, девелоперы, инвестиционные и строительные организации, арендаторы, муниципальные структуры и другие пользователи объекта. 

В силу специфики деятельности ООО «РТ-Техсервис» в компании используется большой объём различной документации — распорядительной, проектно-технической, финансовой. Значительная её часть используется в цифровом виде, поэтому руководство ООО «РТ-Техсервис» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.

Основная задача, которую должна была решить СЭД — автоматизация работы с документами с целью повышения эффективности процессов управления. Специалисты компании подготовили развёрнутое техзадание, в котором перечислили требования к СЭД.

Система в числе прочего должна:

  • соблюдать политику единого хранилища электронных документов;
  • предоставлять доступ к данным только авторизованным пользователям с учётом их служебных полномочий и категории запрашиваемой информации;
  • иметь механизм централизованного запрета на удаление документов пользователями;
  • обеспечивать документирование и протоколирование обрабатываемой информации и действий пользователей;
  • давать возможность быстрого поиска необходимой информации как по атрибутам, так и по текстовому содержимому;
  • обеспечивать работу с различными типами файлов; 
  • поддерживать автоматические действия с документами — регистрацию, нумерацию, именование, создание и оформление на основе шаблонов и т.д.;
  • поддерживать коллективную работы с документами;
  • иметь возможность ручного и автоматического экспорта и импорта документов, в том числе со сканера.

Также в техзадании были сформулированы требования к функционалу СЭД в части контроля исполнительской дисциплины, создания типовых отчётов, классификаторов и справочников, возможностей интеграции с другими программными системами компании. Отдельно были перечислены требования к эргономике и надёжности системы, лицензированию и патентной чистоте, условиям гарантийного и технического обслуживания и другие.

Система электронного документооборота «Этлас» версии 6.6 удовлетворила всем предъявленным требованиям, и эксперты ООО «РТ-Техсервис» остановили свой выбор на ней. 

В процессе развёртывания СЭД специалистами компании при поддержке инженеров «Этлас» проведены следующие мероприятия:

  • выполнена инсталляция программного обеспечения системы на сервере компании и проведена первичная настройка;
  • в систему электронного документооборота интегрирована программы 1С:Бухгалтерия;
  • проведён онлайн инструктаж сотрудников.

 

Эффект от внедрения системы электронного документооборота проявился сразу же: трудовые и временные затраты на работу с документацией сократились, укрепилась исполнительская дисциплина, уменьшилось количество ошибок при обработке больших потоков документов. Нововведение положительно оценили все сотрудники компании.