Внедрение и настройка электронного архива «ЭТЛАС» в Администрацию муниципального образования «Муринское городское поселение» Всеволожского муниципального района Ленинградской области
Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» начала использование электронного архива «ЭТЛАС». Внедрение системы позволило значительно сократить расходы на его ведение и обслуживание, а также упростить работу с документацией, сделав процесс максимально быстрым.
Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» — это орган местного самоуправления, который выполняет функции по управлению подведомственной ему территорией в строгом соответствии с положениями действующего законодательства. Все выполняемые процедуры документируются, что приводит к увеличению объема документации разного характера. Она нуждается в систематизации и хранении.
В соответствии с действующими нормативами, оригиналы документов должны храниться до 5 лет. Для их размещения потребуется организация склада. Ситуация усложняется периодическим возникновением необходимости в использовании подобных документов. Их поиск на складе отнимает много времени. Чтобы получить необходимую информацию, сотрудник администрации должен лично посетить архив, дождаться, пока документ найдут, узнать интересующие сведения, а затем вновь сдать его на хранение.
Для упрощения работы с документацией, организации грамотной процедуры ее хранения, поиска и последующего использования администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» внедрила электронный архив «ЭТЛАС» и заказала его настройку. Развертывание системы позволило:
- организовать дистанционный доступ к архиву и начать работать с ним удаленно;
- получить инструменты, упрощающие ввод данных и потоковое сканирование бумажных форм;
- связать электронную версию документа с бумажной, указав место ее хранения в карточке;
- упростить поиск необходимой информации – обработка запроса занимает всего несколько секунд;
- использовать электронную версию документации, заверив ее цифровой подписью.
Внедрение электронного архива «ЭТЛАС» в деятельность администрации муниципального образования «Муринское городское поселение» позволило оптимизировать работу с документацией, сделав процесс проще и удобнее. Теперь оригиналы хранятся на складе, а доступ к ним выполняется через систему «ЭТЛАС». В результате удается учесть требования законодательства и использовать все преимущества ведения электронного документооборота.
Руководство администрации муниципального образования «Муринское городское поселение» довольно внедрением системы. Переход на нее позволил сократить время на поиск необходимых документов и совершение операций с ними. Сотрудники органа местного самоуправления оценили простоту работы с электронным архивом «ЭТЛАС», которая соседствует с большим набором функций. Система обеспечивает безопасность документации, предотвращая потерю данных, позволяет работать с файлами разных форматов, позволяет разграничивать уровни доступа. Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» планирует и дальше использовать электронный архив «ЭТЛАС».