ЭДО «Этлас» в «Северском промышленном колледже»
Областное государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Северский промышленный колледж» использует электронный документооборот «Этлас» версии 6.6 в комплектации «Стандарт».
Северский промышленный колледж занимает прочные лидирующие позиции в образовательной системе Томской области. Он готовит высококвалифицированных специалистов со средним специальным образованием для ОАО «Сибирский химический комбинат», предприятий Северска и других городов. Ежегодно в нём обучается более 700 студентов. Колледж на всех специальностях большое внимание уделяет вопросам менеджмента качества, управления и информационным технологиям.
Поскольку колледж является бюджетным образовательным учреждением, эффективное расходование выделяемых на его деятельность средств является одним из показателей качества его работы. Цифровизация помогает эффективной работе, поэтому внедрение системы электронного документооборота (СЭД) было для колледжа закономерным.
Кроме снижения прямых расходов на бумажные документы электронный документооборот в любом образовательном учреждении позволяет:
- сократить объём бумажной документации;
- обеспечить конфиденциальность информации, в том числе личных данных учащихся и преподавателей;
- сократить затраты времени на оформление документов.
Выбирая программное решение от «Этлас», руководство Северского промышленного колледжа отметило в числе его преимуществ низкие системные требования к аппаратной части, простую процедуру развёртывания, интуитивную простоту интерфейса. Эти особенности программы позволили сотрудникам колледжа установить и развернуть систему электронного документооборота своими силами. В этом им помогли консультации специалистов технической поддержки «Этлас».
Немаловажно, что программа создана отечественным разработчиком — бюджетные учреждения не могут использовать системы электронного документооборота иностранного происхождения. В комплектацию «Стандарт» программы «Этлас» входят регулярные обновления, благодаря которым поддерживается её информационная безопасность и производительность.
Освоение возможностей и инструментов системы ЭДО не вызвало у преподавателей и других сотрудников колледжа больших трудностей, потому что в колледже используются электронные журналы, и опыт работы с информационными системами есть практически у всех сотрудников. Почти сразу же они с удовлетворением отметили, что документооборот стал более упорядоченным, прекратилось дублирование и потеря документов, время на рутинную бумажную работу сократилось — преподаватели получили возможность больше времени и внимания посвятить подготовке к занятиям.
Северскому промышленному колледжу ещё только предстоит оценить все преимущества электронного документооборота, но уже сейчас его руководство отмечает, что значительно упростилась подготовка отчётов, а внедрение электронного архива ускорило поиск необходимых документов.