Электронный архив ЭТЛАС в Московской коллегии адвокатов
Московская коллегия адвокатов им. генерал-майора юстиции А.С.Кудряшова настроила и внедрила систему электронного архива ЭТЛАС.
Решение построить электронный архив документов было обусловлено постоянно растущим количеством клиентов, а соответственно договоров и дел.
Во время изучения демонстрационной версии системы it специалисты коллегии смогли ознакомиться с основными принципами работы системы, а также получили первые навыки по ее настройке. Убедившись в том, что система решает поставленные задачи начался этап полноценной настройки системы. Основными требованиями к системе были:
- Простота и удобство использования.
- Надежность системы. Обязательное наличие механизмов ежедневного автоматического создания копий системы.
- Поиск как по атрибутам, так и по содержимому документов.
- Поддержка добавления документов со сканера и электронной почты.
- Безопасность. Защита от различного вида хакерских атак и утечек информации.
- Поддержка разграничения прав доступа к различным частям архива и соответственно документам.
- Наличие удобных механизмов быстрого переноса уже существующего архива документов коллегии.
- Самостоятельная настройка и внедрение системы.
- Возможность получить доступ к системе с различных устройств и из разных мест, не только из офиса.
- Наличие версионности документа и возможности отследить историю операций с данным документом.
В ходе реализации проекта внедрения были выполнены следующие работы по настройке:
- Выработан основной подход к структуре хранения документов.
- Сформированы группы пользователей и настроены правила доступа пользователей к необходимым данным архива.
- Заведены справочники системы и сформированы карточки документов для всех используемых в компании типов документов.
- Настроены шаблоны документов, за счет которых в разы сократилось время создания документов.
- Сформированы правила автоматического нумерования документов и правила автоматического именования.
- Написаны правила автоматического размещения документов при их регистрации, в зависимости от типа документа.
- Импортированы в систему все электронные документы, которые хранились на рабочих местах сотрудников и сетевом хранилище в виде набора папок.
В результате перехода на систему электронного архива документов коллегия получила надежное, защищенное хранилище документов с доступом к нему в любое время и из любого места. Структурированность и прозрачность архива получилась за счет автоматизации именования нумерации и размещения документов. За счет регулярных созданий и хранения копий системы был решен вопрос утери данных, что в свою очередь, могло привести к серьезным проблемам.