Электронный архив Этлас в Администрации Рыбинского муниципального района.
В рамках программы автоматизации Ярославской области Администрация Рыбинского муниципального района провела конкурс на поставку системы электронного архива документов.
Система должна была удовлетворять целому ряду функциональных требований:
- Обеспечивать соблюдение политики единого хранилища электронных документов
- Обеспечивать ведение организационной структуры
- Поддерживать разграничения прав доступа к документам организации в зависимости от полномочий пользователя
- Наличие готового функционала для просмотра истории работы с документом всеми пользователями Системы
- Наличие механизма централизованного запрета на удаление документов пользователями из системы
- Возможность быстрого поиска необходимой информации (полнотекстовый и атрибутивный поиск с возможностью использования операторов поиска)
- Поддержка любых справочников с возможностью добавления новых (без программирования)
- Поддержка настраиваемых автоматических нумераторов для регистрации документов
- Поддержка автоматического именования документов при регистрации
- Поддержка автоматического структурирования документов при регистрации
- Поддержка автоматического размещения документов при регистрации
- Ведение номенклатуры дел
- Наличие готового функционала для организации связей между документами
- Организация коллективной работы с документами (просмотр разных версий одного документа, запрет на одновременное редактирование документа несколькими пользователями)
- Возможность подготовки и оформления документов на основе шаблонов с заполнением заранее определенных атрибутов
- Поддержка версионности документов
- Наличие экспорта документа/папки из Системы и импорта документа/папку в Систему
- Поддержка приложений MS Office, OpenOffice, LibraOffice
- Наличие ввода документов в систему путем сканирования и автоматической привязкой документа к регистрационной карточке
- Возможность ввода документов в Систему с различных источников (сканеры, папки файловых систем, электронная почта)
- Поддержка размещения документов по местам хранения, как в автоматическом, так и ручном режиме
- Возможность пользователю настраивать свою иерархию папок с документами
- Возможность создавать универсальные папки фильтры, которым можно сопоставлять сохраненные условия поиска и получать актуальные выборки
- Возможность формирования списка результатов поиска с выгрузкой списка найденных документов в MS Excel и последующей печати
В ходе ознакомления с системой электронного архива Этлас, специалисты администрации получили доступ к полнофункциональной демо-версии, и в течение месяца смогли самостоятельно убедиться в том, что данный продукт полностью удовлетворяет требованиям.
В результате проведения работ, в соответствии с техническим заданием по настройке и внедрению системы, администрация перешла на качественно новый уровень хранения информации и доступа к ней за счет получения надежного и структурно понятного архива документов, с гибкой подсистемой поиска.