Государственное бюджетное учреждение Республики Башкортостан Служба обеспечения мероприятий гражданской защиты (ГБУ РБ СОМГЗ) использует в своей работе электронный архив «Этлас»
Учреждение является некоммерческой организацией, обеспечивающей материально-техническое, финансовое и иное обеспечение гражданской обороны, защиты населения и территорий Республики Башкортостан от чрезвычайных ситуаций. Большое внимание ГБУ РБ СОМГЗ уделяет профилактической работе: проводит мероприятия по предупреждению пожаров, безаварийному пропуску весеннего половодья.
В своей деятельности Служба обеспечения мероприятий гражданской защиты взаимодействует со многими муниципальными и коммерческими структурами, работает с обращениями граждан: всё это оформляется соответствующими документами — распоряжениями, письмами, протоколами.
Являясь бюджетным учреждением, ГБУ РБ СОМГЗ строго выполняет все требования действующего законодательства в области ведения документации. Внедрение электронного архива «Этлас» способствует переводу государственных учреждений на современные цифровые технологии работы с информацией.
Сегодня работа любого учреждения подразумевает не просто использование электронных документов, но создание условий для эффективной работы с ними, что невозможно без применения систем электронного документооборота (СЭД). Они обеспечивают быструю и безошибочную обработку документов, способствуют принятию оптимальных решений и их исполнению в кратчайшие сроки.
Внедрение системы электронного документооборота ГБУ РБ СОМГЗ начало с создания архива электронных документов на базе программного обеспечения «Этлас».
При сравнении электронного архива «Этлас» с альтернативными программными продуктами были отмечены его преимущества, среди которых:
- простота развëртывания и настройки — установить электронный архив можно с минимальными затратами средств;
- начать работу с программой можно «из коробки», постепенно приспосабливая её к особенностям документооборота ГБУ РБ СОМГЗ;
- интуитивно понятный интерфейс облегчает пользователям освоение возможностей электронного архива;
- программа создана отечественным разработчиком с учётом действующих норм делопроизводства, что для государственных учреждений принципиально важно;
- внедрять электронный архив «Этлас» можно поэтапно, не прерывая текущую деятельность организации.
Функциональные возможности архива при необходимости можно расширить с помощью подключаемых модулей. Например, для использования юридически значимой ЭЦП или автоматической оцифровки и атрибутирования однотипных документов на бумажных носителях.
Немаловажно, что электронный архив «Этлас» поддерживает работу с традиционными бумажными документами. Опись склада бумажного архива включается в общую электронную базу данных — поиск нужного документа не зависит от того, электронный документ надо найти или бумажный. Любой электронный документ можно распечатать, бумажный — отсканировать и перевести в цифровой формат.
Развёртывание электронного архива проведено силами заказчика.