ПО Вектор сформировал электронный архив технической документации

Красноярская компания, занимающаяся разработкой и созданием запчастей для автомобилей, создала электронный архив документов на базе платформы «Этлас».

В ходе подбора системы электронного архива специалистами «ПО Вектор» был сформулирован следующий ряд требований:

• Возможность в рамках одной системы создать архив документов для группы компаний и их филиалов.
• Отсутствие каких-либо ограничений на содержимое и структуру хранения файлов в архиве.
• Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любого места России.
• Быстрый, гибкий и удобный поиск документов, с возможностью его настройки под требования пользователей.
• Быстрый импорт и оцифровка уже существующих документов в систему как из сетевого диска, так и со сканера.
• Наличие механизмов автоматического распознавания скан-копий документов с целью дальнейшего поиска по содержимому этих документов.
• Выдача оригиналов документов и автоматизированный контроль их возврата.

После проведения обследования существующего бумажного архива документов специалисты «Этлас-Софт»:

• Создали техническое задание на настройку и внедрение системы.
• Зарегистрировали в системе пользователей.
• Сформировали в системе необходимые группы пользователей.
• Задали права доступа пользователям и группам пользователей к различным частям архива.
• Построили в системе структура архива документов для 7 компаний и филиалов.
• Настроили в системе все необходимые справочники.
• Сформировали карточки для порядка 50-ти типов документов:
  • Общей документации (инструкции и положения по охране труда, программы первичных инструктажей, специальная оценка условий труда, инструкции по эксплуатации оборудования, политики и руководства (по качеству, экологии), ГОСТы, стандарты, спец требования потребителей (внешние нормативы), лицензии, сертификаты, заключения и пр.).
  • Документов по персоналу (должностные инструкции, положения о подразделениях, программы, карты, протоколы обучения, сменные задания, табели рабочего времени, протоколы аудитов и пр.).
  • Конструкторская документация (чертежи основной продукции, чертежи пресс-форм, чертежи планировок помещений, чертежи технологической оснастки и инструмента, чертежи на упаковку и отгрузку продукции и пр.).
  • Внутренние стандарты предприятия, технологические, рабочие инструкции и прочие внутренние регламенты (стандарты предприятия, регламенты, рабочие, контрольные и технологические инструкции, планы управления и контроля, схемы процессов, требования к процессам и продукции, технологические карты и пр.).
• Настройка правил автонумерации, автоименования и авторазмещения документов при их регистрации в системе.
• Сформировали ряд шаблонов документов.
• Настройка перечень необходимых отчетов.

После выполнения описанных выше работ по настройке системы она прошла тестовую эксплуатацию, а по ее завершению система была передана в промышленную эксплуатацию.