04.03.2020
ПО Вектор сформировал электронный архив технической документации
Красноярская компания, занимающаяся разработкой и созданием запчастей для автомобилей, создала электронный архив документов на базе платформы «Этлас».
В ходе подбора системы электронного архива специалистами «ПО Вектор» был сформулирован следующий ряд требований:
- Возможность в рамках одной системы создать архив документов для группы компаний и их филиалов.
- Отсутствие каких-либо ограничений на содержимое и структуру хранения файлов в архиве.
- Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любого места России.
- Быстрый, гибкий и удобный поиск документов, с возможностью его настройки под требования пользователей.
- Быстрый импорт и оцифровка уже существующих документов в систему как из сетевого диска, так и со сканера.
- Наличие механизмов автоматического распознавания скан-копий документов с целью дальнейшего поиска по содержимому этих документов.
- Выдача оригиналов документов и автоматизированный контроль их возврата.
После проведения обследования существующего бумажного архива документов специалисты «Этлас-Софт»:
- Создали техническое задание на настройку и внедрение системы.
- Зарегистрировали в системе пользователей.
- Сформировали в системе необходимые группы пользователей.
- Задали права доступа пользователям и группам пользователей к различным частям архива.
- Построили в системе структура архива документов для 7 компаний и филиалов.
- Настроили в системе все необходимые справочники.
- Сформировали карточки для порядка 50-ти типов документов:
- Общей документации (инструкции и положения по охране труда, программы первичных инструктажей, специальная оценка условий труда, инструкции по эксплуатации оборудования, политики и руководства (по качеству, экологии), ГОСТы, стандарты, спец требования потребителей (внешние нормативы), лицензии, сертификаты, заключения и пр.).
- Документов по персоналу (должностные инструкции, положения о подразделениях, программы, карты, протоколы обучения, сменные задания, табели рабочего времени, протоколы аудитов и пр.).
- Конструкторская документация (чертежи основной продукции, чертежи пресс-форм, чертежи планировок помещений, чертежи технологической оснастки и инструмента, чертежи на упаковку и отгрузку продукции и пр.).
- Внутренние стандарты предприятия, технологические, рабочие инструкции и прочие внутренние регламенты (стандарты предприятия, регламенты, рабочие, контрольные и технологические инструкции, планы управления и контроля, схемы процессов, требования к процессам и продукции, технологические карты и пр.).
- Настройка правил автонумерации, автоименования и авторазмещения документов при их регистрации в системе.
- Сформировали ряд шаблонов документов.
- Настройка перечень необходимых отчетов.
После выполнения описанных выше работ по настройке системы она прошла тестовую эксплуатацию, а по ее завершению система была передана в промышленную эксплуатацию.
Другие новости
Внедрение электронного архива «ЭТЛАС» в ООО «Многопрофильный медицинский центр» (ООО «ММЦ»)
Новости
01.02.2024
Продажа электронного архива «ЭТЛАС» версии 7.0 компании ООО «Завод «Силач»
Новости
24.01.2024
Электронный архив «Этлас» для инженеров: опыт компании «ЭСВО»
Новости
13.01.2024
Биотехимпэкс выбрали документооборот от «Этлас-Софт»
Новости
09.08.2021
«Базальт СПО» и «Этлас-Софт» объявили о совместимости программных продуктов
Новости
15.01.2020
Транспортно-экспедиционная компания РУСГЛОБАЛ внедряет систему электронного архива ЭТЛАС
Новости
02.07.2012
В компании «Сибирь Техник» внедряется система электронного архива ЭТЛАС
Новости
18.11.2012
Читать блог