04.03.2020
ПО Вектор сформировал электронный архив технической документации
Красноярская компания, занимающаяся разработкой и созданием запчастей для автомобилей, создала электронный архив документов на базе платформы «Этлас».
В ходе подбора системы электронного архива специалистами «ПО Вектор» был сформулирован следующий ряд требований:
- Возможность в рамках одной системы создать архив документов для группы компаний и их филиалов.
- Отсутствие каких-либо ограничений на содержимое и структуру хранения файлов в архиве.
- Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любого места России.
- Быстрый, гибкий и удобный поиск документов, с возможностью его настройки под требования пользователей.
- Быстрый импорт и оцифровка уже существующих документов в систему как из сетевого диска, так и со сканера.
- Наличие механизмов автоматического распознавания скан-копий документов с целью дальнейшего поиска по содержимому этих документов.
- Выдача оригиналов документов и автоматизированный контроль их возврата.
После проведения обследования существующего бумажного архива документов специалисты «Этлас-Софт»:
- Создали техническое задание на настройку и внедрение системы.
- Зарегистрировали в системе пользователей.
- Сформировали в системе необходимые группы пользователей.
- Задали права доступа пользователям и группам пользователей к различным частям архива.
- Построили в системе структура архива документов для 7 компаний и филиалов.
- Настроили в системе все необходимые справочники.
- Сформировали карточки для порядка 50-ти типов документов:
- Общей документации (инструкции и положения по охране труда, программы первичных инструктажей, специальная оценка условий труда, инструкции по эксплуатации оборудования, политики и руководства (по качеству, экологии), ГОСТы, стандарты, спец требования потребителей (внешние нормативы), лицензии, сертификаты, заключения и пр.).
- Документов по персоналу (должностные инструкции, положения о подразделениях, программы, карты, протоколы обучения, сменные задания, табели рабочего времени, протоколы аудитов и пр.).
- Конструкторская документация (чертежи основной продукции, чертежи пресс-форм, чертежи планировок помещений, чертежи технологической оснастки и инструмента, чертежи на упаковку и отгрузку продукции и пр.).
- Внутренние стандарты предприятия, технологические, рабочие инструкции и прочие внутренние регламенты (стандарты предприятия, регламенты, рабочие, контрольные и технологические инструкции, планы управления и контроля, схемы процессов, требования к процессам и продукции, технологические карты и пр.).
- Настройка правил автонумерации, автоименования и авторазмещения документов при их регистрации в системе.
- Сформировали ряд шаблонов документов.
- Настройка перечень необходимых отчетов.
После выполнения описанных выше работ по настройке системы она прошла тестовую эксплуатацию, а по ее завершению система была передана в промышленную эксплуатацию.
Другие новости
ООО «МедГуру» внедрило систему электронного документооборота «Этлас»
Новости
31.01.2025
ООО «Радиационная техника» внедряет систему электронного документооборота «ЭТЛАС» версии 7.1
Новости
16.12.2024
ООО «СКТВ Плюс» начало использование электронной очереди «ЭТЛАС»
Новости
04.12.2024
Компания «Биотехимпэкс» перешла на новую версию СЭД ЭТЛАС.
Новости
23.06.2016
«Межотраслевой центр мониторинга» создал электронный архив документов на платформе ЭТЛАС
Новости
25.07.2019
ПАО “Красногорский завод им. С. А. Зверева” начал работу с электронным архивом “Этлас”
Новости
12.08.2024
ООО «ТЕХПРОЕКТ-ПОСМ» расширяет возможности документооборота с системой электронного архива «ЭТЛАС»
Новости
27.10.2024
Читать блог