Электронный архив «Этлас» в ДОСААФ Санкт-Петербурга и Ленинградской области

Компания «Этлас-Софт» совместно со специалистами компании «Ай Ти Фабрика» развернули электронный архив «Этлас» в Межрегиональном отделении Общероссийской общественно-государственной организации «Добровольное общество содействия армии, авиации и флоту России» (ДОСААФ) Санкт-Петербурга и Ленинградской области (http://www.dosaaf.ru/region47).

Ранее в начале 2019 года руководством ДОСААФ по СПБ и ЛО было принято решение о формировании электронного архива документов, который формировался на протяжении многих десятилетий, а также внедрения подсистемы автоматизированной обработки почты. После исследования рынка систем электронного архива специалисты компании «Ай Ти Фабрика» остановили свой выбор на системе «Этлас», так как она удовлетворяла следующим необходимым условиям:

перевод документов из бумажного вида в электронный;
простой и гибкий поиск документов;
разграничение доступа к архиву как пользователей, так и групп пользователей;
поддержка системой кроссплатформенности;
наличие возможности автоматической загрузки в систему электронной почты с дальнейшей регистрацией прикрепленных документов;
наличие механизмов автоматического создания инкрементных резервных копий системы в несколько мест;
периодическая проверка целостности архива документов;
наличие полного набора инструментов для самостоятельной настройки и внедрения системы.

После формирования структуры архива, заведения пользователей и настройки карточек документов была настроена автоматическая загрузка электронной почты пользователей с последующей регистрацией прикрепленных к письму документов. Также были настроены механизмы по созданию автоматических резервных копий базы данных и базы документов.

На текущий момент происходит перевод документов из бумажного вида в электронный, что позволит сохранить исторически важные документы для следующих поколений и значительно упростит поиск и доступ к нужным документам. В тоже время специалистам стало гораздо проще и быстрее добавлять документы в электронный архив, которые поступают на электронную почту.

Компания «Этлас-Софт»