«Аист Девелопмент» создала архив первичной и проектно-сметной документации на платформе ЭТЛАС

В начале 2018 года строительная компания «Аист Девелопмент» начала процесс формирования электронного архива первичной документации и договоров по продажам и ипотечным сделкам.
«Аист Девелопмент » – это компания, которая занимается строительством коттеджного посёлка экологичного проживания, расположенный недалеко от г. Омск, в центре санаторного-курортного отдыха, известным каждому омичу.
В связи с большим количеством первичной и строительно-сметной документации, а также договоров подряда и проводимых сделок с продажей недвижимости, с каждым месяцем все острее поднимался вопрос об автоматизировании процесса систематизации хранения оригиналов документов и их электронных копий. После изучения ряда предложений на рынке электронных архивов документов специалисты остановили свой выбор на решении от компании «Этлас-Софт».

Основными факторами при принятии решения были:

Простота и удобство использования системы, так как в ней должны работать люди с разной компьютерной грамотностью
Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки страны.
Быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователей
Быстрое внедрение системы своими силами, в следствии чего должны присутствовать простых механизмы по настройке системы (редакторы и конструкторы)
Формирование произвольной структуры архива
Быстрый импорт документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера
Возможность учета места хранения оригиналов проектной документации по каждому объекту
Возможность формирования полного пакета документов по сделке и привязка его к клиенту
Встроенная подсистема учета контрагентов и клиентов (CRM)

В течение двух недель специалисты «Аист Девелопмент» самостоятельно:

Проработали и сформировали структуру архива документов компании
Завели в системе пользователей и группы пользователей
Распределили доступ пользователей и группам пользователей к различным секторам архива
Завели в систему полную информацию о контрагентах и клиентах
С помощью редактора сформировали карточки документов для всех имеющихся типов документов
Завели набор необходимых справочников
Сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов
В генераторе отчетов был построен ряд статистических отчетов

В результате формирования электронного архива документов компания получила полный контроль над всей документацией компании, а сотрудники получили централизованный доступ к нужным документам из любого места, с любого устройства и в любое время, тем самым значительно упростив свою работу. Также в разы упростился поиск, выдача и контроль возврата оригиналов документов.