Компания «Кодеример» использует электронный архив Этлас
Московская компания «Кодеример», работающая в сфере информационных технологий, организовала у себя электронный архив документов на базе платформы ЭТЛАС.
Внедрение системы предполагало организацию грамотного хранения и быстрого доступа ко всем документам компании.
В поисках решения специалисты заказчика провели анализ рынка и ознакомились с опытом внедрения систем электронного архива на других предприятиях. Основными критериями выбора были:
- функциональность системы и ее надежность;
- возможность быстрой и легкой настройки системы под внутренние задачи силами своих специалистов;
- наличие многоуровневой защиты данных от взлома и различных видов хакерских атак;
- простота установки и использования системы на различных устройствах и платформах.
Решение задачи самостоятельного настройки и внедрения системы стало возможным за счет наличия широкого спектра дополнительных встроенных подсистем настройки, конструкторов и редакторов таких как:
- Модуль управления пользователями, который позволяет регистрировать учетные записи пользователей, групп пользователей и устанавливать права доступа к секторам архива для них.
- Редактор карточек документов. Предоставляет возможность настроить различные виды карточек для любых типов документов. Модуль поддерживает добавление новых атрибутов документов, скрытие существующих атрибутов, изменение их порядка и расположения на вкладках.
- Подсистема автоматической нумерации документов. Позволяет настроить правила автоматического присвоения номера документу при его регистрации в системе в зависимости от его типа.
- Подсистема автоматического именования документов. Позволяет при регистрации документа в системе автоматически, в зависимости от атрибутов документа, сформировать его название. Данный механизм существенно упрощает процесс ввода новых документов в систему.
- Подсистема автоматического размещения документов. Позволяет полностью автоматизировать процесс размещение регистрируемых в системе документов, в зависимости от их атрибутов.
- Редактор справочников.
- Подсистема работы с электронной почтой.
- Редактор отчетов.
В результате внедрения системы было организовано хранение документов в электронном виде, которое повысило надежность и эффективность деятельности компании за счет надежного структурированного хранения и получения быстрого доступа к данным компании.