Внедрение СЭД ЭТЛАС в ЗАО НПК «Эталон»
Осенью этого года специалистами отдела информационных технологий НПК «Эталон» началось изучение системы электронного документооборота Этлас с целью принятия решения о соответствии данной системы всем требованиям и поставленным задачам.
Сегодня НПК «Эталон» занимает одно из ведущих мест по конструированию и производству измерительной техники для энергетики, машиностроения, металлургии, нефтегазовой и горнодобывающей промышленности, речного и военно-морского флотов России.
Основной задачей внедрения системы электронного документооборота является организация классического электронного делопроизводства, а именно:
- прием и первичная обработка поступающих в компанию документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов в системе;
- контроль исполнения;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка или направление в дело.
После изучения демонстрационной версии системы руководством IT отдела НПК «Эталон» было принято решение о закупке системы и переводе всех наработок в промышленную эксплуатацию.
На стадии реализации проекта сотрудники Этлас-Софт совместно со специалистами заказчика провели обследование существующего бумажного документооборота заказчика. Обследование проводилось удаленно в виде консультаций со специалистами заказчика и заполнения ими опросных анкет.
После завершения этапа обследования специалисты Этлас-Софт приступили к:
- Формированию и заведению в систему ста пользователей.
- Формированию и заведению групп пользователей.
- Построению в системе структуры архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей.
- Заведению в систему необходимых справочников.
- Формированию карточек для десяти различных типов документов.
- Настройке правил автоматической нумерации документов, автоматического именования документов, автоматического размещения документов при их регистрации в системе.
- Созданию и регистрации в системе различных шаблонов документов.
- Настройке различных бизнес-процессов обработки документов.
В ходе реализации бизнес-процессов были автоматизированы:
- обработка и регистрация входящих документов;
- процесс согласования различных видов документов;
- контроль исполнения поручений;
- обработку исполненных и отправляемых документов.
Результатом внедрения системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами стало:
- Создание надежного централизованного хранилища документов с автоматизацией их полного жизненного цикла.
- Получение быстрого доступа к любому документу компании из любой точки мира.
- Получение руководителями всех уровней полной картины исполнения дисциплины и выявления слабых мест, что в свою очередь дало возможность повысить эффективность работы отделов.
- Значительное ускорение процессов согласования и совместной разработки документов.