История развития электронного документооборота
Сегодня всё больше организаций используют системы электронного документооборота (СЭД). Они повышают эффективность работы и помогают решать внутренние управленческие задачи. Об истории развития систем электронного документооборота и его перспективах читайте далее.
Первоначально СЭД решали только задачи делопроизводства, но постепенно их стали применять для работы с организационно-распорядительной и кадровой документацией, обращениями граждан и т.д. Сегодня системой электронного документооборота зачастую называют любую систему, которая работает с электронными документами.
Этапы развития электронного документооборота
Первые программы для электронного документооборота появились в 80-х годах XX века. Увеличение объёмов управленческой документации создало потребность в автоматизации её обработки, а развитие вычислительной техники предложило инструменты, способные эту задачу решить.
Разработанные в тот период решения были разрозненными. Первые программы для работы с электронными документами создавались непосредственно специалистами тех предприятий, которым они были нужны. Благодаря этому, они идеально соответствовали сложившимся в организации информационным процессам, но при этом не могли масштабироваться или использоваться на других предприятиях. Другими словами, первые системы не были способны к развитию — в какой-то момент неизменяемая структура СЭД устаревала настолько, что начинала тормозить деятельность организации.
В середине 90-х годов подход к разработке СЭД изменился — она стала двухэтапной. Сначала разработчик создавал универсальную основу системы, её ядро, а затем на этапе внедрения её дорабатывали под требования конкретной организации. Это, с одной стороны, уменьшало себестоимость СЭД, а с другой, позволяло гибко изменять функциональность системы и масштабировать её.
На следующем этапе развития систем электронного документооборота появилось понятие WorkFlow. Оно изменило методологию создания СЭД — разработчики начали ориентироваться на процессы, что позволило создавать системы, нацеленные на управление информацией и способные быстро адаптироваться под изменяющиеся потребности компаний.
Благоприятная экономическая ситуация 2000-х годов способствовала росту во всех отраслях экономики, стимулируя развитие электронного документооборота и разработку новых СЭД и их распространение.
Функциональность современных СЭД
Современные программы работают с любыми типами электронных документов. В базовой версии все они позволяют:
- осуществлять общее делопроизводство: обработка входящих и исходящих документов, внутренний документооборот, контроль исполнения поручений;
- вести кадровое делопроизводство: оформление и хранение личных дел сотрудников, составление графиков отпусков и т.д.;
- передавать документы в архив, при необходимости находить их по разным критериям;
- поддерживать удалённую и совместную работу с документами;
- обеспечивать конфиденциальность информации.
Системы электронного документооборота используются в первую очередь крупными и средними компаниями, которые нуждаются в эффективных инструментах для работы с большим документооборотом. Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей финансовый и управленческий выигрыш может не окупить первоначальные затраты на покупку и внедрение СЭД. Хотя сейчас существует ряд очень бюджетных систем, которые доступны малому и микробизнесу.
Развитие электронного документооборота в России
Высокая стоимость программ иностранной разработки и необходимость адаптировать их к российской нормативной базе закономерно привели к тому, что по количеству внедрений СЭД российской разработки опережают зарубежные аналоги.
Отечественные разработки привлекательны для российских потребителей сразу по нескольким причинам:
- более низкая стоимость внедрения;
- функциональность и гибкость программ не уступает заграничным аналогам;
- программы разработаны с учётом требований российских законов и специфики отечественного делопроизводства;
- получить поддержку отечественной программы проще;
- нет риска попасть под международные санкции.
Перспективы развития электронного документооборота
По всей вероятности, в будущем склонность пользователей выбирать системы электронного документооборота отечественной разработки сохранится. При этом из-за снижения их стоимости будет расти число предприятий малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей, которые начнут их использовать.
Можно ожидать, что нормативная база, регулирующая требования к СЭД и их использованию будет совершенствоваться одновременно с развитием систем электронного документооборота. Всё чаще применение СЭД будет не только экономически оправданным, но и просто обязательным. Вот почему организациям, которые пока не используют системы электронного документооборота стоит задуматься об их внедрении. Это позволит внедрить новое программное обеспечение и новые регламенты постепенно, в комфортном режиме.