Различия между ЭДО и EDI

Обмен информацией между организациями по электронным каналам связи имеет очевидные преимущества — большая скорость и низкие затраты. Сегодня такое взаимодействие осуществляется посредством обмена электронными документами в системах электронного документооборота (ЭДО) либо путём обмена сообщениями по стандартам EDI. О специфике и отличиях этих двух систем читайте далее.

Система обмена сообщениями EDI

EDI (англ. Electronic Data Interchange — обмен данными в электронном виде) — технология обмена стандартизированными сообщениями. Она особенно удобна для передачи между контрагентами коммерческой информации при товарообмене — в торговле, сфере услуг, гостиничном и ресторанном бизнесе и т.п.

Сообщения хранятся в базе данных, защищённой от несанкционированного доступа, при необходимости сообщение легко найти. Упрощается формирование отчётов и отправка их в контрольные органы и учётные системы, например, в ЕГАИС. Обмен электронными сообщениями ведётся через провайдера, услуги которого оплачиваются.

Поскольку формат сообщений в EDI стандартизирован и система автоматически проверяет корректность сообщений и устраняет ошибки, значение «человеческого фактора» минимизируется.

Чаще всего используются следующие виды сообщений:

ORDERS (заказ) — список заказываемых товаров с указанием их наименования, количества, адреса доставки и другие сведений;
ORDRSP (ответ на заказ) — подтверждение заказа или отказ от него, может включать предложение альтернативных товарных позиций и другую информацию;
PRICAT (каталог товаров) — перечень предлагаемых товаров, включающий их характеристики и цены;
INVOICE (счёт-фактура) — документ для оплаты поставленных товаров, формируется автоматически, после подписания ЭЦП может использоваться для отчёта перед налоговыми органами;
DESADV (уведомление об отгрузке) — товаросопроводительный документ, включающий подробную информацию об отправленном грузе;
RECADV (уведомление о приёмке) — информирует поставщика о получении товаров;
RETANN (уведомление о возврате) — содержит перечень возвращаемых товарных позициях с указанием причины возврата.

Также могут использоваться другие виды сообщений, которые отвечают особенностям бизнеса контрагентов.

Электронный документооборот ЭДО

ЭДО — обмен документами в электронном виде по цифровым каналам связи. Для придания документу юридической силы он подписывается квалифицированной электронной цифровой подписью — такой документ с правовой точки зрения эквивалентен бумажному, подписанному собственноручно.

Подлинность квалифицированной ЭЦП гарантируется сертификатом. Выдачу подписей и сертификатов осуществляет ФНС, а в некоторых случаях специализированные удостоверяющие центры.

Электронные документы могут использоваться организациями и физическими лицами наравне с бумажными. В некоторых случаях закон требует использовать только электронные документы: например, для подачи налоговой отчётности.

По сравнению с бумажным ЭДО обладает комплексом преимуществ, поэтому используется всё шире. Планируется, что в ближайшие годы Российская Федерация полностью перейдёт на электронный документооборот.

Выводы

EDI и ЭДО предназначены для обмена информацией по электронным каналам связи. Система EDI более специализированная и служит для обмена стандартизированными сообщениями — как правило, между поставщиками и получателями товаров.

ЭДО обеспечивает юридически значимый документооборот и используется между любыми организациями и физическими лицами. ЭДО регулируется федеральным законодательством и в ряде случаев обязательно для использования.