Электронный архив конструкторской документации
Архив проектной документации информационно поддерживает жизненный цикл объекта, ведь для ремонта атомного реактора или корабля нужна информация о компонентах, их характеристиках, способе сборки, особенностях работы и многом другом. Чем больше информации будет сохранено в архиве после ввода объекта в эксплуатацию, тем эффективнее будет эксплуатация. Разнообразие информации, которую помещают в электронные архивы проектной документации отличает их от архивов других электронных документов.
Особенности архива проектной документации
Конструкторская документация описывает сложные объекты или изделия, которые состоят из множества компонентов, таких как уже упоминавшийся атомный реактор, холодильник или коттедж. Подобные объекты функционируют десятки лет, и за это время могут исчезнуть не только конструкторы этих объектов, но и проектировавшие их организации, необходимость же в ремонте и обслуживании объектов сохраняется постоянно.
Существенно, что информацию, содержащуюся в проектной документации, человек воспринимает визуально — чертёж детали невозможно описать словами. Поиск нужной информации тоже происходит визуально, и эта особенность должна учитываться при создании электронного архива проектной документации — наличие эффективных справочников и поисковых инструментов в нём совершенно необходимо.
Конструкторская документация в основном состоит из графических документов, созданных с помощью автоматизированных систем проектирования или отсканированных документов. В то же время технические данные об объектах и их компонентах хранятся в виде текстов и таблиц. Поэтому архив должен обязательно работать с файлами в формате в Word и Excel: атрибутировать их и наряду с графическими файлами включать в каталоги и справочники.
В целом архив должен представлять собой не просто хранилище электронных документов, а систему хранения инженерных данных, в которых отражена также структура объекта и проектной документации. Самое эффективное решение — интеграция архива с используемыми системами автоматизированного проектирования. В этом случае проектная документация и связанные данные могут передаваться в архив с сохранением структуры.
Текстовые и табличные форматы используются также в административной документации. Технические задания, согласования и т.п. непосредственно связаны с инженерной документацией и должны быть интегрированы с ней. При этом верификация подписей и резолюций должностных лиц может осуществляться с помощью ЭЦП: система электронного архива должна позволять работать с основными видами электронных подписей.
Также ЭЦП является инструментом, подтверждающим легитимность хранящейся в архиве версии документа и его неизменности с момента подписания.
Оцифровка существующих бумажных архивов конструкторской документации
Если в проектной организации уже имеется архив бумажных чертежей, целесообразно перевести их в цифровой формат:
- хранилище цифровой информации занимает меньше места и экономит офисные площади;
- проще обеспечивать сохранность архива, для чего делается резервная копия базы данных, которую можно хранить на удалённом сервере или в облаке;
- доступ к электронному архиву через интернет позволяет работать с документами удалённо из любой точки мира;
- при необходимости можно распечатать нужный документ в требуемом количестве экземпляров и работать с бумажной копией.
Для оцифровки бумажных чертежей требуются бесконтактные широкоформатные сканеры, способные работать с ветхими оригиналами. Автоматизировать сканирование, вероятнее всего, не удастся, однако подобную трудоёмкую работу придётся выполнить один раз. В дальнейшем электронный документ можно легко преобразовать в удобный для пользователя формат.
Электронный архив конструкторской документации — часть системы информационной поддержки жизненного цикла проектируемого объекта. При этом специфика конструкторской документации такова, что для эффективной работы он не может быть простым «аналогом» бумажного архива, стандартные решения тоже не годятся. Программное обеспечение архива должно быть адаптировано к потребностям и особенностям каждой проектной организации, для чего будет необходима помощь разработчика ПО.