Электронные архивы. Нормативные документы
Большая часть документооборота сегодня осуществляется в электронной форме, всё больше организаций переводят в электронную форму и архивы. О том, какими нормативными актами регулируется создание и ведение электронных архивов, читайте далее.
Электронный архив — это не просто носитель цифровой информации, содержащий файлы электронных документов. Архив — это система, включающая в себя как технологию долговременного хранения данных, защищающую их от утраты, изменения и деградации, так и организационные мероприятия, в числе которых экспертиза ценности перемещаемых в архив документов, их описание, учёт, создание удобного и эффективного поискового инструментария и другие.
Хранящиеся в архиве документы условно можно разделить на несколько видов:
- собственно электронные документы;
- электронные копии или сканы бумажных документов;
- базы данных, собираемые бухгалтерией, отделом планирования, кадровыми службами и т.п.;
- необходимые в деятельности конкретной организации информационно-справочные системы, включающие, например, нормативную документацию или технические справочники.
Оцифровка традиционных бумажных архивов позволяет решить две задачи: сократить расходы на архивную деятельность и сделать использование архива более эффективным и удобным. При создании архивов необходимо опираться на соответствующую нормативную базу.
Принципы организации и функционирования архивов в Российской Федерации изложены в Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 года «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Закон «Об архивном деле», в частности, перечисляет документы, которые должны храниться в архиве. При комплектовании архива следует также руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённым Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 года.
Работа с электронными документами регламентируется положениями Федерального закона № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Одно из существенных требований этого закона касается защиты информации, хранящейся в электронном виде — сегодня эту задачу решить труднее всего.
Обеспечить сохранность электронных архивов помогают рекомендации по долговременному хранению электронных документов, изложенные в ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение сохранности электронных документов».
Помощь в создании и наполнении электронного архива могут оказать разработанные ФБУ «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» и методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов».