ЗАО «ПО Электротехник» внедрило электронный архив «ЭТЛАС»
ЗАО «ПО Электротехник» завершило внедрение системы электронного архива «ЭТЛАС» стандартной комплектации. Проект был выполнен силами специалистов предприятия: установка, настройка и адаптация системы к внутренним процессам проведены самостоятельно, что позволило оперативно приступить к использованию нового инструмента.
«ПО Электротехник» — производственное объединение, выпускающее оборудование и комплектующие для электротехнической отрасли. В компании сосредоточен полный цикл производства: проектирование, изготовление, контроль качества и сопровождение продукции. Такая структура деятельности требует ведения большого объема документации — от конструкторских чертежей и технических условий до договоров с контрагентами и протоколов испытаний.
Выбор системы и задачи проекта
Руководство предприятия поставило задачу систематизировать работу с документами, ускорить доступ к ним и обеспечить надежное хранение. Основными критериями выбора были:
- централизованная база документов с возможностью разграничения доступа;
- поддержка всех форматов, используемых в производстве и управлении;
- инструменты для автоматизации рутинных процессов — регистрации, нумерации и структурирования;
- гибкие возможности поиска и отслеживания истории изменений;
- долгосрочная надежность и совместимость с другими ИТ-системами предприятия.
Система «ЭТЛАС» полностью удовлетворила эти требования. Простота установки и гибкие настройки позволили внедрить ее собственными силами, без привлечения сторонних интеграторов.
Состав внедренной комплектации
Комплектация «Стандарт» включает ключевые подсистемы и функции, необходимые для организации корпоративного архива:
- Электронный архив документов с централизованным хранением;
- Подсистему автоматического обновления клиентских рабочих мест , упрощающую администрирование;
- Подсистему поточного сканирования для быстрого перевода бумажных архивов в электронный вид;
- Подсистему шаблонов документов и редактирования карточек , а также автоматическую нумерацию;
- Регистрацию произвольных объектов и учет по номенклатуре;
- Историю объектов с фиксацией изменений и действий пользователей;
- Подсистему уведомлений о наступивших событиях;
- Автоименование, авторазмещение, автоструктурирование документов;
- Пользовательские конкурентные лицензии на 30 рабочих мест.
Этот набор функций позволил охватить все ключевые процессы документооборота предприятия и создать удобную рабочую среду для сотрудников.
Результаты внедрения
После запуска системы предприятие получило:
- единую электронную базу документов с централизованным доступом;
- надежное хранилище, поддерживающее резервное копирование;
- ускоренный поиск документов благодаря контекстному и реквизитному поиску;
- возможность отслеживания версий и истории работы с каждым документом;
- привязку электронных копий к местам хранения оригиналов;
- автоматизацию учета поступления и выбытия документов;
- интеграцию с другими информационными системами компании.
Эти изменения позволили снизить затраты времени на рутинные операции, упростить взаимодействие между подразделениями и повысить прозрачность процессов.
Практическая ценность
Сотрудники предприятия отмечают, что с появлением «ЭТЛАС» сократилось время на поиск архивных документов, а структура хранения стала более понятной и логичной. Использование автонаименования и авторазмещения исключает ошибки при регистрации, что особенно важно при больших потоках документации. Возможность гибкой настройки прав доступа повышает информационную безопасность и позволяет точно распределять ответственность.
Дальнейшие планы
«ПО Электротехник» планирует расширять использование системы, подключать новые подразделения и постепенно переводить оставшиеся бумажные архивы в электронный формат. В будущем рассматривается внедрение дополнительных модулей, включая веб-доступ для удаленных сотрудников и расширенные инструменты отчетности.