Внедрение и настройка электронного документооборота «ЭТЛАС» версии 7.0 в «Нотариальную палату Санкт-Петербурга»
Профессиональное некоммерческое объединение нотариусов «Нотариальная палата Санкт-Петербурга» использует электронный документооборот «ЭТЛАС» версии 7.0.
«Нотариальная палата Санкт-Петербурга» функционирует с 1993 года. Она объединяет нотариусов, занимающихся частной практикой. В состав Палаты входит больше 330 специалистов.
Взаимодействие с нотариусами, входящими в состав организации, ведется с помощью обмена письмами. Получив обращение, представитель Палаты обязан обработать документацию, провести ее согласование и дать мотивированный ответ или назначить ответственного исполнителя. Выполнение процедуры вручную отнимает время и отвлекает сотрудников, обеспечивающих деятельность Палаты, от выполнения основных функций объединения. В результате снижается эффективность работы организации.
Для ускорения процесса и автоматизации регистрации и обработки всех входящих писем был выполнен переход на электронный документооборот «ЭТЛАС». Выбирая решение, представители Нотариальной палаты учитывали функциональные возможности системы и простоту ее развертывания. Главными требованиями были:
- быстрая обработка входящих документов;
- упрощение процесса согласования;
- возможность назначения ответственного исполнителя;
- создание исходящего документа при необходимости и его согласование;
- импорт и экспорт документации, возможность сканирования;
- регистрация и хранение документации в электронном виде;
- ведение учета существующего архива бумажных документов.
Система «ЭТЛАС» соответствует заявленным требованиям. Также есть дополнительный функционал, упрощающий работу с электронной документацией. Создан демо-режим. Он позволяет понять, подходит ли система для конкретной организации. Демонстрационный режим действует 30 дней и ничем не отличается от стандартного по функционалу и списку доступных возможностей.
Выполнялось стандартное внедрение системы. Перейдя на электронный документооборот «ЭТЛАС», руководство Нотариальной палаты Санкт-Петербурга отметило интуитивно понятный интерфейс, быструю процедуру развертывания и низкие системные требования. Это позволило учреждению развернуть и настроить систему своими силами. Технические специалисты «ЭТЛАС» провели настройку и внедрение системы а также сопровождали клиента, консультировали его по нюансам перехода на электронный документооборот.
Переход на систему позволил Нотариальной палате Санкт-Петербурга автоматизировать работу с входящей документацией, упростив процесс регистрации поступающих писем и последующей обработки. В результате удалось сократить нагрузку на специалистов учреждения, уменьшить затраты времени. Упростился и процесс подготовки ответа на письмо. Система позволила автоматизировать формирование исходящего документа, повысить простоту его согласования и отправки получателю.
Руководство Нотариальной палаты Санкт-Петербурга планирует продолжать активное использование документооборота «ЭТЛАС». Несмотря на недавний переход, уже удалось выявить преимущества системы, отметить повышение скорости документооборота и работы с входящими и исходящими письмами.