ООО «Биофорте-Лаб»: электронный архив в биотехнологических исследованиях

ООО «Биофорте-Лаб», занимающаяся научными исследованиями и разработками в области биотехнологий, перешло на электронный документооборот с использованием электронного архива «Этлас».

Научные исследования — довольно специфическая область деятельности. Многие полагают, что учёные заняты исключительно построением гипотез и постановкой опытов, а в такой работе нет места формальностям и регламентам. Это ошибочное мнение. Научная работа — это всегда документирование полученных результатов по строгим стандартам.

ООО «Биофорте-Лаб» занимается научными исследованиями и прикладными разработками. Чтобы упростить работу с документацией и сделать её эффективнее, руководство лаборатории приняло решение внедрить систему электронного архива. Выбор пал на электронный архив «Этлас» версии 6.6.

Сопоставив имеющиеся на рынке предложения, специалисты лаборатории отметили сразу несколько преимуществ программного обеспечения «Этлас», в том числе:

простоту установки программы;
гибкие настройки;
возможность расширения функциональности архива с помощью различных подключаемых модулей;
регулярность обновлений программного обеспечения;
эффективную техническую поддержку.

Окончательное решение о покупке лицензии было принято после нескольких консультаций с разработчиком ПО. Они не только убедили менеджмент «Биофорте-Лаб» в правильности сделанного выбора, но также позволили сформулировать требования для первоначальной настройки архива.

На основании технического задания специалисты техподдержки «Этлас» провели установку и настройку системы:

обследовали существующий бумажный архив «Биофорте-Лаб»;
зарегистрировали в системе учётные записи пользователей, сформировали группы пользователей;
создали структуру архива с распределёнными правами доступа для разных пользователей и их групп;
завели в систему необходимые справочники;
сформировали несколько карточек для различных типов документов;
настроили правила автоматического именования, нумерации и размещения документов;
сформировали несколько отчётов.

Вся работа выполнялась специалистами «Этлас» удалённо. Сведения об имеющемся архиве собрали с помощью анкет, которые заполнили сотрудники «Биофорте-Лаб».

После установки программного обеспечения и первичной настройки была выполнена адаптация системы к специфике документооборота ООО «Биофорте-Лаб».

Важной частью внедрения электронного архива стало обучение администратора системы и инструктаж пользователей. Эту работу специалисты техподдержки «Этлас» также провели удалённо. Они описали возможности системы для документооборота, на примерах продемонстрировали её работу, рассказали о подключаемых модулях, с помощью которых при необходимости функционал системы можно расширить.

Сотрудники ООО «Биофорте-Лаб» с энтузиазмом восприняли нововведения в работе с документами, так как они уменьшили количество бумаг и позволили больше внимания уделять исследованиям.