Калининградская компания «Экопэт» создала электронный архив на платформе «Этлас»
АО «Экопэт» производит полиэтилентерефталат (ПЭТФ, англ. PET) под торговой маркой ЕköРet, предназначенный для производства ПЭТ-бутылок для газированных и негазированных напитков, соков, молочных продуктов, растительного масла, другой тары и упаковки пищевого назначения, в том числе изделий из листового термоформования (корексы), а также различных изделий технического, медицинского и бытового назначений.
Так как компания «Экопэт» с момента создания и по сей день придерживается самых высоких стандартов работы, то руководством было принято решение о внедрении в компании электронного архива документов, который должен был предоставить:
- Удаленный доступ сотрудников к архиву независимо от его местоположения.
- Надежное и защищённое от взломов хранение документов.
- Гибкий и быстрый поиск среди хранящихся документов, с возможность настраивания параметров поиска.
- Возможность формирования пакета документов по сделке и привязка его к контрагенту.
- Поддержка работы с юридически значимыми электронными документами.
- Простой импорт документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера.
В результате анализа рынка систем электронного архива и проведенного тестирования, отдел автоматизации остановил свой выбор на платформе «Этлас», на которой построена одноименная система электронного архива. Платформа «Этлас» – это гибкое и современное решение, с полным спектром инструментов по построению информационных систем любой сложности.
В ходе внедрения системы была сформирована прозрачная и интуитивно понятная структура архива документов компании. Был организован автоматизированный импорт документов из ранее сформированного хранилища. В систему были импортированы договорные и кадровые документы, входящие и исходящие официальные письма, документы по исполнению договоров.
В результате внедрения компания «Экопэт» сделала еще один шаг к оптимизации производства за счет получения ряда улучшений:
- Формирование централизованного архива всех документов компании.
- Удобство защищенного доступа ко всей базе документов компании из любой точки мира.
- Упрощение поиска документов и связанных с ним дополнительных документов, за счет увеличение количества документов, переводимых в электронный вид.
- Прозрачное администрирование архива и доступ к истории изменений документа, за счет отказа от администрирования папок с документами, разбросанных по сетевому хранилищу и корпоративной сети.
В ближайших планах компании перевод в электронный архив технической документации и создание на основе электронного архива корпоративной базы знаний.