Электронный архив в гостиничном бизнесе
Отказ от бумажного делопроизводства и автоматизация обработки документов помогает снизить издержки ведения бизнеса и повысить его эффективность. Для малого бизнеса этот выигрыш может быть очень весомым, поэтому всё больше индивидуальных предпринимателей внедряют его в свою работу.
Любой бизнес стремится создать своим клиентам максимум удобств и с этой целью предоставляет им различные дополнительные услуги. Максимальная автоматизация делопроизводства позволяет сконцентрировать внимание на работе с клиентами, поэтому решение о покупке и внедрении программного обеспечения для электронного документооборота было очевидным.
Объём документооборота индивидуальных предпринимателей невелик — нанимать для его ведения специального сотрудника нецелесообразно. Главные задачи, которые должна решать система ЭДО в бизнесе индивидуального предпринимателя:
- регистрация и учёт документации, включая договоры с клиентами, контрагентами и наёмными сотрудниками;
- своевременная подготовка и отправка финансовых отчётов для контролирующих органов;
- хранение документов в архиве в течение установленных сроков.
При этом важно, чтобы документы не терялись, при необходимости их можно было быстро найти, а архив не занимал много места.
Из множества представленных на рынке программ для хранения документов всем предъявленным требованиям отвечает электронный архив «Этлас».
Дополнительными аргументами в пользу такого выбора стала простота установки программного обеспечения, лёгкость его освоения и доступная техподдержка.
К моменту покупки электронного архива у ИП накопился уже довольно большой архив бумажных документов. Чтобы сформировать единый архив, но избежать дополнительной работы по оцифровке оригиналов, было принято решение расширить функциональность электронного архива с помощью модуля «Архивное дело», который автоматизирует учёт и выдачу бумажных документов, хранящихся на складе.
Модуль позволяет работать со сдаточными описями и запросами на выдачу, даёт возможность по мере необходимости создавать и хранить акты, описи, карты сбора и другую сопроводительную документацию.
Поскольку среди сотрудников ИП нет IT специалистов, для упрощения и автоматизирования работы по поддержанию функционирования электронного архива был приобретён модуль «Сервер контроля над функционированием системы». Он следит за дисковым пространством на сервере, контролирует функционирование серверов архива, выполняет автоматическое резервное копирование документов и базы данных, верифицирует целостность существующих резервных копий, следит за целостностью системы, предупреждая её повреждение вирусами.
Установку и первичную настройку электронного архива индивидуальный предприниматель осуществил своими силами. Специалисты технической поддержки разработчика проконсультировали его по всем вопросам эксплуатации системы. Регулярные обновления, входящие в стоимость программы помогают поддерживать её эффективность и безопасность на высоком уровне.