+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Электронный архив «Этлас» в НПО «Дом Фармации»

вкл. .

НПО «Дом Фармации» входит в группу научно-исследовательских институтов, которая занимается проведением доклинических исследований фармацевтических препаратов, специализированных продуктов питания, биологически активных соединений, косметической продукции для отечественных и зарубежных компаний с соблюдением требований российского и международного законодательства.
Работа компании связана с постоянной обработкой большого количества документов, доступ к которым необходимо не только строго разграничивать, соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивать оперативный доступ к любому участку хранения с возможностью выдачи как электронной копии, так и оригинала самого документа.
В процессе выбора подходящей системы электронного архива специалисты объединения сформулировали необходимый перечень требований:

  • поддержка системой работы со сдаточными описями и прием документов по ним
  • управление хранилищем оригиналов документов с резервированием и учетом мест хранения коробок;
  • формирование и учет коробок - как контейнеров для хранения дел и документов;
  • обработка и учет запросов на выдачу документов;
  • наличие потокового ввода документов со сканера;
  • надежность хранения данных с наличием дополнительных инструментов шифрования документов и шифрования каналов передачи данных;
  • защита программного комплекса от различного вида сетевых атак;
  • наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.

Одним из критериев выбора системы было наличие инструментов, которые позволяют настроить и внедрить систему силами специалистов заказчика, с возможностью получения консультаций у специалистов «Этлас-Софт».
В ходе настройки и внедрения системы был выполнен полный цикл работ:

  • созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам;
  • настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов;
  • настроены карточки документов и справочники;
  • сформирована и занесена в систему структура склада хранения оригиналов документов;
  • настроена форма запроса на выдачу оригинала;
  • настроено автоматическое взаимодействие архивного дела и электронного архива при размещении/выдаче дел;
  • настроена работа со сдаточными описями.

Также был установлен дополнительный сервер контроля над функционированием системы, который:

  • отслеживает состояние дискового пространства на серверах и сетевых хранилищах;
  • отслеживает текущее состояние серверов системы «Этлас»;
  • осуществляет резервное копирование документов и базы данных, в соответствии с настроенным расписанием;
  • производит верификацию целостности существующих резервных копий с использованием контрольных сумм.

Все вышеописанные операции сервер контроля выполняет при уведомлении администратора системы, отправляя различные сообщения и предупреждения как через почту и смс, так и внутри самой системы.
Дополнительную защиту данных обеспечивает модуль шифрования, а именно: шифрование канала связи современными шифрами, асимметричного шифра RSA 1024 и симметричного шифра AES 256.
В результате внедрения системы НПО «Дом Фармации» полностью автоматизировало работу с хранением и выдачей оригиналов документов, обеспечило надежное хранение и в разы ускорил доступ сотрудников к необходимой информации.

 

 

Tags: Электронный архив