+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

«Аист Девелопмент» создала архив первичной и проектно-сметной документации на платформе ЭТЛАС

вкл. .

В начале 2018 года строительная компания "Аист Девелопмент" начала процесс формирования электронного архива первичной документации и договоров по продажам и ипотечным сделкам.
"Аист Девелопмент " – это компания, которая занимается строительством коттеджного посёлка экологичного проживания, расположенный недалеко от г. Омск, в центре санаторного-курортного отдыха, известным каждому омичу.
В связи с большим количеством первичной и строительно-сметной документации, а также договоров подряда и проводимых сделок с продажей недвижимости, с каждым месяцем все острее поднимался вопрос об автоматизировании процесса систематизации хранения оригиналов документов и их электронных копий. После изучения ряда предложений на рынке электронных архивов документов специалисты остановили свой выбор на решении от компании «Этлас-Софт».

Основными факторами при принятии решения были:

  • Простота и удобство использования системы, так как в ней должны работать люди с разной компьютерной грамотностью
  • Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки страны.
  • Быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователей
  • Быстрое внедрение системы своими силами, в следствии чего должны присутствовать простых механизмы по настройке системы (редакторы и конструкторы)
  • Формирование произвольной структуры архива
  • Быстрый импорт документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера
  • Возможность учета места хранения оригиналов проектной документации по каждому объекту
  • Возможность формирования полного пакета документов по сделке и привязка его к клиенту
  • Встроенная подсистема учета контрагентов и клиентов (CRM)

В течение двух недель специалисты «Аист Девелопмент» самостоятельно:

  • Проработали и сформировали структуру архива документов компании
  • Завели в системе пользователей и группы пользователей
  • Распределили доступ пользователей и группам пользователей к различным секторам архива
  • Завели в систему полную информацию о контрагентах и клиентах
  • С помощью редактора сформировали карточки документов для всех имеющихся типов документов
  • Завели набор необходимых справочников
  • Сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов
  • В генераторе отчетов был построен ряд статистических отчетов 

В результате формирования электронного архива документов компания получила полный контроль над всей документацией компании, а сотрудники получили централизованный доступ к нужным документам из любого места, с любого устройства и в любое время, тем самым значительно упростив свою работу. Также в разы упростился поиск, выдача и контроль возврата оригиналов документов.