+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Документооборот «Этлас» в Санкт-Петербургском медико-социальном институте

вкл. .

В рамках оптимизации и повышения качества образовательного процесса ректоратом частного образовательного учреждения высшего образования «Санкт-Петербургский медико-социальный институт» (ЧОУВО «СПбМСИ») было принято решение об автоматизации процесса ведения документооборота.
Институт занимается подготовкой врачей высокой квалификации для Санкт-Петербурга, Ленинградской области и Северо-Западного региона по специальностям «лечебное дело» и «стоматология».

Внедрением системы электронного документооборота планировалось решить следующие задачи:

  • Обеспечить контроль и ускорение процесса согласования всех видов документов.
  • Обеспечить контроль исполнения поручений.
  • Сформировать единую структуру хранения и учета документов института с разбиением по факультетам, кафедрам и отделам.
  • Установка прав доступа группам пользователей к нужному сегменту хранилища.
  • Автоматизация работы с договорами абитуриентов.
  • Автоматизировать процесс регистрации входящих и создания исходящих документов.
  • Автоматизация обработки внутренних бизнес-процессов:
    • Служебная записка
    • Административные приказы
    • Приказы по контингенту
    • Распоряжения
    • Обработка входящего счета

В ходе реализации полного цикла настройки и внедрения системы специалисты Этлас-Софт совместно с представителями Заказчика:

  • Сформировали прозрачную структуру хранилища документов института.
  • Завели набор справочников для карточек всех типов документов.
  • Зарегистрировали пользователей и сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к различным частям хранилища документов
  • Настроили правила автоматического нумерования входящих/исходящих документов, приказов, распоряжений, доверенностей.
  • Разработали ряд маршрутов регистрации и согласования документов.
  • Автоматизировали внутренние бизнес-процессы.
  • Настроили взаимодействие с системой «Электронный деканат»

В результате выполнения проекта институт в разы ускорил обработку и согласования всех видов документов. Руководство получило простой и наглядный инструмент контроля выполнения своих поручений, а ответственные лица получили полную картину процесса обработки документов в реальном времени.
В дальнейшем планируется расширить количество пользователей для работы в системе, чтобы каждый сотрудник института мог получить доступ к нужной информации и требуемым документам.