+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

ПАО «Колымаэнерго» организовало работу в электронном архиве Этлас

вкл. .

ПАО «Колымаэнерго» — крупнейший на Крайнем Севере производитель энергии. На его долю приходится 95 % вырабатываемой в регионе электрической энергии.
В настоящее время ПАО «Колымаэнерго» является базовым энергетическим предприятием Центрального энергоузла Магаданской энергосистемы, которое обеспечивает централизованное энергоснабжение ее южной, центральной и западной частей, а также части восточного Оймяконского района республики Якутия-Саха.
Основной целью внедрения системы электронного архива, поставленной руководством компании, была самостоятельная организация хранения и быстрого доступа ко всем документам компании. С точки зрения функциональности к системе предъявлялись следующие требования:

  • Простота в настройке и использовании системы, без лишнего функционала
  • Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук, планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки мира
  • Возможность совместной разработки документов с отслеживанием всеми участниками вносимых изменений
  • Быстрая регистрация как электронных документов, так и их отсканированных копий
  • Возможность гибко задавать различные связи между документами
  • Возможность автоматического распознавания текстовых скан-копий документов, с целью дальнейшего контекстного поиска
  • Отсутствие ограничений на количество хранимых документов в архиве
  • Быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователя
  • Наличие возможности простого группового импорта в систему уже существующих документов и их отсканированных копий

В течение недели специалисты «Колымаэнерго» самостоятельно:

  • Проанализировали существующую структуру документов компании, нашли слабые места и сформировали новую структуру
  • Зарегистрировали в системе пользователей и группы пользователей
  • Распределили права доступа пользователей и групп пользователей к различным частям архива
  • Сформировали набор карточек документов для всех регистрируемых типов документов
  • Заполнили все нужные справочники
  • Сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов
  • В генераторе отчетов построили необходимые отчеты

Решение задачи самостоятельного внедрения системы стало возможным за счет наличия в системе инструментов настройки различных подсистем, таких как:

  • Редактор карточек документов. Предоставляет возможность настроить карточки для любых типов документов. Модуль позволяет полностью сформировать необходимые карточки под требования заказчика.
  • Подсистема управления пользователями и структурой архива, с помощью которой администратор системы заводит учетные записи пользователей, групп пользователей и задает права доступа к секторам архива для них.
  • Генератор отчетов, позволяющий легко и наглядно сформировать отчет практически любой сложности по любым наборам параметров документов.
  • Механизм быстрого импорта существующих документов в систему.

В результате внедрения системы электронного архива Этлас было сформировано единое информационное пространство компании, которое позволило сотрудникам различных отделов, с любого рабочего места, получать доступ к информации, которая относится к выполнению его должностных обязанностей. Также, что очень важно, позволило руководству повысить надежность и эффективность деятельности компании за счет получения быстрого доступа к любой информации компании.