+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Внедрен электронный архив документов в ООО «Ависофтика»

вкл. .

Компания Ависофтика более 20 лет разрабатывает и внедряет решения для авиаотрасли в области учета, расчетов и аудита перевозок. Клиенты – авиакомпании и агентства России, ближнего зарубежья. Миссия Ависофтики состоит во внедрении лучших практик в деятельность своих клиентов: от организационной структуры подразделений, задействованных в учете, до применяемых технологий и сервисов учета, расчетов и аудита.

Современные тенденции развития юридически значимого электронного документооборота, в той или иной степени, затронули все авиакомпании и агентства. Появились документы, электронный вид которых является первичным и компании стали нести ответственность за сохранность электронного подлинника.

К вопросу выбора решения для электронного архива документов Ависофтика подошла самостоятельно, проанализировав предложения на рынке. Требования к новой системе были сформулированы исходя из текущих трудностей с хранением документов, требований комфортной работы, минимизации затрат на эксплуатацию и бесстрессовым освоением новой системы. Ранее использовалась файловая система хранения документов серверах компании.

Требования к новой системе были предъявлены следующие:

а) Обеспечить гибкий и быстрый поиск среди хранящихся документов.

б) Юридически значимые электронные документы должны иметь возможность храниться вместе с технологическими документами (файлом подписи, протоколами передачи).

в) Нужна была автоматизированная загрузка документов из старого архива в новый.

г) Компания – автор решения, должна быть российской и проявлять живую заинтересованность не только в продаже, но и развитии продукта.

д) Решение электронного архива, опробовав на себе, можно было бы рекомендовать для всех компаний авиаотрасли.

В результате сравнения нескольких решений по соотношению цена/качество выбор остановился  на электронном архиве документов разработчика (ЭАД) Этлас-софт.

Процесс внедрения ЭАД был трудоемким, но не сложным. Для автоматизации загрузки все документы переименовали по разработанному правилу. Из наименования документа заполнялись основные реквизиты карточки. Настройка самих карточек удобная и позволяет вводить все желаемые реквизиты документа.

Технические специалисты Этлас-софт оперативно производили доработку процедур загрузки под разработанные правила. Скорость отклика поддержки очень высокая.

К началу промышленной эксплуатации в ЭАД Этлас были переведены договорные и кадровые документы, входящие и исходящие официальные письма, документы по исполнению договоров. 

Компания Ависофтика с 2010 года использует систему дистанционной работы сотрудников всех подразделений, без исключения, и ЭАД Этлас соответствует самым высоким стандартам ПО, применяемого для распределенных подразделений. Независимо от того, где находится сотрудник, он получает доступ к документам, необходимым для выполнения своих должностных обязанностей.

В результате внедрения Ависофтика получила ряд улучшений:

  • За счет сокращения времени администрирования папок, разбросанных по корпоративной сети, вырос охват документов, переводимых в электронный вид.
  • Стало возможным указание мест хранения физических экземпляров документов, архивы которых находятся в разных местах.
  • Хранение документов осуществляется полным комплектом. История изменений документа легко отслеживается.

В дальнейших планах компании перевод в электронный архив технической документации и корпоративного хранилища знаний.