Завершился проект создания электронного архива документов в коммерческом банке «Космос».
Зимой 2016 года руководством управления информационных технологий банка в ходе изучения вопроса систематизации хранения документов было принято решение создания электронного архива документов на платформе Этлас, как наиболее сбалансированного решения, соответствующего всем поставленным требованиям.
Среди основных требований к системе были:
- Возможность создания произвольной структуры хранения любых типов документов
- Защита программного комплекса от различного вида сетевых атак
- Наличие простого и мощного инструментария, который позволит самостоятельно настроить систему
- Быстрый и безболезненный переход от стадии начала настройки системы к стадии эксплуатации
- Наличие быстрого и гибкого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа
Также обязательным условием было наличие возможности в будущем осуществить переход от системы электронного архива документов к системе электронного документооборота.
Система электронного архива ЭТЛАС привлекла, в первую очередь, такими качествами, как гибкость в подходе к настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов.
Одним из главных условий при выборе системы было наличие механизмов настройки ее своими силами. Система Этлас обладает широким спектром механизмов настройки, которые были предоставлены заказчику:
- Настройка автоматического именования, нумерации, размещения и структурирования документов при их регистрации в системе
- Конструктор карточек
- Конструктор поиска
- Генератор отчетов
- Модуль интеграции со сторонними приложениями
Так как за время тестирования системы сотрудниками банка была сформирована структура архива, зарегистрированы пользователи и созданы группы пользователей с распределением прав доступа, а также были настроены карточки документов, справочники, нумераторы, механизмы автоматического именования и размещения документов, то встал вопрос переноса этих настроек в промышленную систему. Так как данная проблема в ходе выбора системы возникает довольно часто, то был разработан механизм, позволяющий за несколько минут перейти от тестового режима к режиму промышленной эксплуатации с сохранением всех наработок на стадии ознакомления с системой.
В результате реализации данного проекта специалистами управления информационных технологий банка был создан и введен в эксплуатацию организационно-распорядительный архив, который включает в себя хранение: входящих, исходящих и внутренних документов организации, (договора, письма, приказы, распоряжения и т.д.).
Внедрение электронного архива ЭТЛАС позволило сотрудникам различных подразделений банка существенно облегчить работу со всей документацией, повысив, таким образом, надежность и эффективность работы всего банка в целом.
В дальнейшем планируется осуществить переход от электронного архива к системе электронного документооборота.