+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Завершился проект создания электронного архива документов в коммерческом банке «Космос».

вкл. .

Зимой 2016 года руководством управления информационных технологий банка в ходе изучения вопроса систематизации хранения документов было принято решение создания электронного архива документов на платформе Этлас, как наиболее сбалансированного решения, соответствующего всем поставленным требованиям.

Среди основных требований к системе были:

  • Возможность создания произвольной структуры хранения любых типов документов  
  • Высокая надежность хранения данных с наличием дополнительных инструментов шифрования документов
  • Защита программного комплекса от различного вида сетевых атак
  • Наличие простого и мощного инструментария, который позволит самостоятельно настроить систему
  • Быстрый и безболезненный переход от стадии начала настройки системы к стадии эксплуатации
  • Наличие быстрого и гибкого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа

Также обязательным условием было наличие возможности в будущем осуществить переход от системы электронного архива документов к системе электронного документооборота. 

Система электронного архива ЭТЛАС привлекла, в первую очередь, такими качествами, как гибкость в подходе к настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов.

Одним из главных условий при выборе системы было наличие механизмов настройки ее своими силами. Система Этлас обладает широким спектром механизмов настройки, которые были предоставлены заказчику: 

  • Настройка автоматического именования, нумерации, размещения и структурирования документов при их регистрации в системе
  • Конструктор карточек
  • Конструктор поиска
  • Генератор отчетов
  • Модуль интеграции со сторонними приложениями

Так как за время тестирования системы сотрудниками банка была сформирована структура архива, зарегистрированы пользователи и созданы группы пользователей с распределением прав доступа, а также были настроены карточки документов, справочники, нумераторы, механизмы автоматического именования и размещения документов, то встал вопрос переноса этих настроек в промышленную систему. Так как данная проблема в ходе выбора системы возникает довольно часто, то был разработан механизм, позволяющий за несколько минут перейти от тестового режима к режиму промышленной эксплуатации с сохранением всех наработок на стадии ознакомления с системой. 

В результате реализации данного проекта специалистами управления информационных технологий банка был создан и введен в эксплуатацию организационно-распорядительный архив, который включает в себя хранение: входящих, исходящих и внутренних документов организации, (договора, письма, приказы, распоряжения и т.д.). 

Внедрение электронного архива ЭТЛАС позволило сотрудникам различных подразделений банка существенно облегчить работу со всей документацией, повысив, таким образом, надежность и эффективность работы всего банка в целом.

В дальнейшем планируется осуществить переход от электронного архива к системе электронного документооборота.