+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Издательство "Известия" подключилось к работе в СЭД ЭТЛАС

вкл. .

Нынешний издательский комплекс «Известия» – Федеральное государственное унитарное предприятие, входящее в структуру Управления делами Президента России, авторитетный флагман полиграфической отрасли страны. Наряду с выпуском газет, журналов, книжной продукции по культурно-просветительской и общественно-политической тематике известинцы выполняют ответственные заказы Правительства Российской Федерации, Администрации Президента, Государственной Думы, Совета Федерации.

Весной 2015 года руководством издательства было принято решение о пилотном внедрении системы электронного документооборота для автоматизированного учета и обработки входящих, внутренних и исходящих документов.

В ходе выбора требуемой системы специалисты издательства ознакомились с ведущими поставщиками рынка и остановились на системе ЭТЛАС. Основными критериями выбора стали:

  • Полностью устраивающий функционал системы.
  • Наличие в системе электронного документооборота полнофункционального электронного архива.
  • Возможность использования системы, без приобретения дополнительного программного и аппаратного обеспечения.
  • Безупречная репутация компании разработчика на рынке.

В результате настройки и внедрения системы сотрудниками издательства было организовано надежное хранение документов и был обеспечен быстрый поиск их в электронном архиве издательства.В несколько раз ускорилось согласование всех документов, в том числе и договоров с дилерами и поставщиками.Администратор системы самостоятельно сформировал структуру хранения документов, создал и заполнил все необходимые справочники, сформировал группы пользователей и установил права доступа этим группам к различным сегментам архива. Простота самостоятельной настройки системы заказчиком во многом обеспечивается наличием в системе ряда инструментов:

  • Конструктор карточек документов, позволяющий для любого типа документа самостоятельно формировать карточку с атрибутами этого документа.
  • Конструктор бизнес-процессов, с помощью которого администратор системы может формировать любые маршруты движения документа при его согласовании или разработке.
  • Редактор шаблонов документов – удобный механизм формирования шаблонов документов, который очень упрощает работу с типовыми документами.
  • Редактор нумераторов – позволяет легко задать правила формирования как простых, так и сложных нумераторов для различных типов документов.
  • Редактор отчетов – мощный, но в то же время простой в использовании механизм формирования практически любых отчетов по функционированию  системы и работы сотрудников издательства сотрудников.
  • Модуль администратора – набор встроенных в систему инструментов, с помощью которых администратор системы управляет структурой архива, пользователями, группами пользователей, доступом к различным местам архива, формирует и редактирует справочники и прочее.

Ключевые итоги проекта:

  • Создан более системный подход к работе с документами издательства, на который не влияет физическое расстояние между подразделениями издательства. Для каждого из документов в системе можно установить срок его согласования и исполнения. Руководитель может сразу оценить срочность задачи и проконтролировать своевременность ее выполнения участниками процесса.
  • Организовано единое информационное пространство издательства. Появилась возможность работы с документами в любое время и в любом месте за счет использования веб доступа к системе.
  • Сократились сроки исполнения и согласования документов. Теперь на согласование уходит не более двух дней, в то время как ранее документы согласовывались неделями.
  • Обеспечено надежное хранение документов. Практически моментально можно получить доступ к нужному документу. 
  • Сформированы ряд бизнес-процессов обработки документов, которые позволили издательству более оперативно решать текущие задачи.