+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Articles Tagged ‘Электронный архив’

«Гагарин-Инжиниринг» работает в электронном архиве ЭТЛАС

Специалисты компании Гагарин-Инжиниринг самостоятельно развернули и настроили электронный архив ЭТЛАС.

Компания «Гагарин-Инжиниринг» входит холдинг «НПК «САУЛИТ-ИНЖИНИРИНГ» и занимается комплексными поставками технологического оборудования, деталей трубопроводов, блочно-модульных зданий для создания промысловой инфраструктуры на объектах нефти и газодобычи. Компания включена в перечень уполномоченных поставщиков НК «Роснефть», ЗАО «Ванкорнефть», ОАО «Зарубежнефть», ОАО «Газпром нефть», ОАО «Арктикгаз», «Тоталь» и др. и успешно осуществляет поставки по заказам этих компаний.

В связи со спецификой своей деятельности компания ежедневно обрабатывает большое количество как своих внутренних документов, так и документов заказчиков, поставщиков и партнеров. В связи этим было принято решение о внедрении на предприятии электронного архива, с целью получения быстрого доступа к документам с различных предприятий холдинга и максимального ухода от бумажных документов. После изучения предложений на рынке электронных архивов, специалистами «Гагарин-Инжиниринг» был сделан выбор в пользу системы электронного архива ЭТЛАС, как наиболее сбалансированного решения, соответствующего всем поставленным требованиям:

  • Возможность создания произвольной структуры хранения любых типов документов.
  • Быстрая автоматизированная пофайловая регистрация и надежное хранение документов на сервере.
  • Гибкий, удобный и настраиваемый поиск документов.
  • Высокая надежность хранения данных с наличием дополнительных инструментов шифрования документов и шифрования каналов передачи данных.
  • Защита программного комплекса от различного вида сетевых атак.
  • Поточное заведение в систему документов со сканера.
  • Интеграция с корпоративной почтой холдинга.
  • Наличие механизмов создания резервных копий как базы данных, так и базы документов.

Одним из главных критериев выбора системе было наличие простого и мощного инструментария, который позволит самостоятельно настроить и внедрить систему в короткие сроки, с возможностью получения консультаций у специалистов Этлас-Софт.

Система Этлас обладает широким спектром механизмов настройки, которые были предоставлены заказчику: 

  • Настройка автоматического именования, нумерации, размещения и структурирования документов при их регистрации в системе.
  • Конструктор карточек.
  • Конструктор поиска.
  • Генератор отчетов.

В связи с тем, что за последнее время участились кибер атаки на предприятия, остро встал вопрос сохранения информации и создания ее копий в различные места. Для решения этой задачи было принято решение установки сервера контроля за функционированием системы. В его функции входит: 

  • Слежение за дисковым пространством на серверах и сетевых хранилищах.
  • Контроль над функционированием серверов системы Этлас.
  • Автоматизация резервного копирования документов и базы данных.
  • Верификация целостности существующих резервных копий с использованием контрольных сумм.
  • Слежение за целостностью исполняемых модулей системы, в том числе и от повреждения их вирусным программным обеспечением.

Все вышеперечисленные операции сервер контроля выполняет при непосредственном уведомлении администратора системы, отправляя различные уведомления и предупреждения как через почту и смс, так и внутри самой системы.  

Помимо автоматизации работы с внутренними документами заказчик сформировал надежное хранилище всей документации, накопившейся за многие годы работы. 

В результате реализации данного проекта специалистами компании «Гагарин-Инжиниринг» был создан и введен в эксплуатацию организационно-распорядительный архив, который включает в себя хранение: входящих, исходящих и внутренних документов организации, (договора, письма, приказы, распоряжения и т.д.). 

Внедрение электронного архива ЭТЛАС позволило сотрудникам различных подразделений существенно облегчить работу со всей документацией, повысив, таким образом, надежность и эффективность работы компании в целом

 

Event-агенство V confession agency внедрило архив ЭТЛАС


Компания Нова-Груп закончила проект по внедрению системы электронного архива “Этлас”  в Event-агенство V confession agency.

Агентство V confession занимается фандрейзингом и организацией мероприятий в области современной культуры.

Основной целью проекта, которая была поставлена руководством агенства, была организация грамотного хранения и быстрого доступа к документам.

Сравнив ряд систем электронных архивов, выбор пал на систему Этлас от компании «Этлас-Софт», которая позволяет работать без ограничений на типы хранимых документов с возможностью организации картотек с любыми типами объектов.  Кроме того, так как в агентстве весь парк компьютеров состоит из машин компании Apple, то одним из ключевых критериев выбора системы была возможность   работы под МасOS.

Переход на электронный архив позволил руководству компании в целом повысить надежность и эффективность деятельности компании за счет получения быстрого доступа к любой информации компании.

Цель агенства V confession строить конструктивный диалог между новым и состоявшимся, объединять контент, культурные институты и финансовые ресурсы.

Агентство консолидирует свои силы в разработке и реализации главных событий, связанных с современным искусством и культурой, работая в тесном партнерстве с музеями, фондами, галереями и биеннале.

Аудиторская компания «КАПЭ-Энерго» автоматизировала хранение документов

 «КАПЭ-Энерго» - динамично развивающаяся компания, работающая в сфере аудита предприятий энергетики.
В ходе своей работы с клиентом формируется большой пакет как постоянной, так и текущей рабочей аудиторской документации, который состоит из порядка 20-ти видов документов. В связи с этой спецификой и встал вопрос грамотного хранения и доступа к этим документам. С увеличением клиентов, используемая схема хранения документов на сетевом диске начала себя изживать, так как поиск документов становился все более проблемным и отсутствовало отслеживание версионности, то есть невозможно было понять кем, когда и какие правки в документы были внесены. В связи с вышеописанным руководством компании было принято решение о поиске и внедрении системы электронного архива.
Основными требованиями к системе были:

  • обязательная адаптивность архива под структуру и задачи компании, без внесения изменений в код системы;
  • разграничение прав доступа к архиву как отдельным пользователям, так и группам пользователей;
  • наличие механизмов настройки автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения документов;
  • поддержка версионности хранимых документов;
  • наличие быстрой регистрации документов со сканера, а также ввода и автоматической регистрации документов из корпоративной почты;
  • быстрый и настраиваемый поиск документов как по их параметрам, так и по их содержимому;
  • наличие подсистемы формирования отчетов;

наличие инструментов для самостоятельной настройки и внедрения системы.
После проведенного анализа систем электронного архива, представленных на нашем рынке, выбор был остановлен на системе «Этлас», как наиболее подходящего решения.
В ходе внедрения системы специалистами «КАПЭ-Энерго» была разработана структура архива рабочих документов, которая позволила получить доступ пользователям и группам пользователей к требуемым сегментам архива, тем самым значительно упростив работу сотрудников и повысив информационную безопасность компании.
Также были сформированы карточки для каждого типа документов. Настройка механизмов автоименования, автонумерации и авторазмещения документов в зависимости от типа и подтипа значительно упростила регистрацию документов в системе и позволила минимизировать ошибки, связанные с опечатками и заполнением неправильными данными.
Результатом внедрения архива стало значительное повышение, как надежности хранения пакетов рабочих документов, так и ускорение их поиска и совместной разработки, а также выстраивание абсолютно прозрачной структуры их хранения.

 

Электронный архив «Этлас» в НПО «Дом Фармации»

НПО «Дом Фармации» входит в группу научно-исследовательских институтов, которая занимается проведением доклинических исследований фармацевтических препаратов, специализированных продуктов питания, биологически активных соединений, косметической продукции для отечественных и зарубежных компаний с соблюдением требований российского и международного законодательства.
Работа компании связана с постоянной обработкой большого количества документов, доступ к которым необходимо не только строго разграничивать, соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивать оперативный доступ к любому участку хранения с возможностью выдачи как электронной копии, так и оригинала самого документа.
В процессе выбора подходящей системы электронного архива специалисты объединения сформулировали необходимый перечень требований:

  • поддержка системой работы со сдаточными описями и прием документов по ним
  • управление хранилищем оригиналов документов с резервированием и учетом мест хранения коробок;
  • формирование и учет коробок - как контейнеров для хранения дел и документов;
  • обработка и учет запросов на выдачу документов;
  • наличие потокового ввода документов со сканера;
  • надежность хранения данных с наличием дополнительных инструментов шифрования документов и шифрования каналов передачи данных;
  • защита программного комплекса от различного вида сетевых атак;
  • наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.

Одним из критериев выбора системы было наличие инструментов, которые позволяют настроить и внедрить систему силами специалистов заказчика, с возможностью получения консультаций у специалистов «Этлас-Софт».
В ходе настройки и внедрения системы был выполнен полный цикл работ:

  • созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам;
  • настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов;
  • настроены карточки документов и справочники;
  • сформирована и занесена в систему структура склада хранения оригиналов документов;
  • настроена форма запроса на выдачу оригинала;
  • настроено автоматическое взаимодействие архивного дела и электронного архива при размещении/выдаче дел;
  • настроена работа со сдаточными описями.

Также был установлен дополнительный сервер контроля над функционированием системы, который:

  • отслеживает состояние дискового пространства на серверах и сетевых хранилищах;
  • отслеживает текущее состояние серверов системы «Этлас»;
  • осуществляет резервное копирование документов и базы данных, в соответствии с настроенным расписанием;
  • производит верификацию целостности существующих резервных копий с использованием контрольных сумм.

Все вышеописанные операции сервер контроля выполняет при уведомлении администратора системы, отправляя различные сообщения и предупреждения как через почту и смс, так и внутри самой системы.
Дополнительную защиту данных обеспечивает модуль шифрования, а именно: шифрование канала связи современными шифрами, асимметричного шифра RSA 1024 и симметричного шифра AES 256.
В результате внедрения системы НПО «Дом Фармации» полностью автоматизировало работу с хранением и выдачей оригиналов документов, обеспечило надежное хранение и в разы ускорил доступ сотрудников к необходимой информации.