+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Автоматизация архивного дела

В последнее время все чаще стал использоваться термин электронный архив документов. Зачастую этот термин используют вместо другого популярного понятия - системы автоматизации архивного дела. Есть ли разница между данными понятиями? Давайте попробуем разобраться, какие средства автоматизации существуют сейчас на рынке, и как они появились.

Изначально автоматизация архивного дела начиналась с создания единых баз данных для регистрации архивных документов вместе с их атрибутами. Основной целью такой автоматизации было ускорение поиска оригиналов документов по их параметрам – названию, номеру, датам и другим возможным идентификаторам. Найдя документ в подобной электронной картотеке, можно было узнать его физическое расположение (помещение, ряд, стеллаж, полку и т.д.). Скорость поиска в электронной базе принципиально отличалась от поиска в бумажной картотеке или регистрационном журнале. Такие системы являлись обособленными элементами информационной инфраструктуры компании, и не были вовлечены в единый процесс автоматизации делопроизводства. Как правило, такие системы содержали слаборазвитые возможности разделения прав пользователей, и, в основном, были ориентированы на работу одного архивариуса.

Параллельно с системами автоматизации архивного дела появлялись решения и другого направления – системы электронных архивов документов. Важной особенностью данного направления стал упор на автоматизацию доступа к электронным образам документов. В рамках этого направления появились возможности:

  • Хранения в системе электронной версии документа, а также его отсканированной копии, связывая их с карточкой атрибутов документа;
  • Поиска не только по атрибутам документа, но и по его содержанию;
  • Удаленного доступа к электронным версиям архивных документов не только архивариуса, но и других сотрудников организации, в соответствии с их правами и полномочиями.

Классические системы ведения архивного дела также развивались, расширяя возможности автоматизации архивного делопроизводства. Современные системы архивного дела позволяют автоматизировать все задачи архивного дела с использованием электронных сдаточных описей, дел и других объектов архивного дела.

В последнее время границы между классами систем все сильнее смываются. Системы автоматизации архивного дела активно реализуют возможности электронных архивов, и наоборот.

Сейчас на рынке присутствует ряд систем, изначально создававшихся для решения задач электронного архива и архивного делопроизводства, среди них – электронный архив Этлас. Но большинство современных электронных архивов появились в результате развития одноименных систем автоматизации документооборота. Как правило, электронные архивы документов на базе электронного документооборота поставляются в качестве дополнительных модулей, и не содержат всего необходимого инструментария, предоставляемого профессиональными архивными системами. Нередко встречаются исключительно рекламные ходы компаний, выдающих за электронные архивы базовые версии систем электронного документооборота.

Примером развитой системы электронного архива, включающей в себя все необходимые возможности для автоматизации архивного дела, является электронный архив документов Этлас. Эта система была изначально создана как самостоятельный продукт, ориентированный на качественное решение всех задач архивариуса. Несмотря на многообразие возможностей и непрерывное развитие, система по-прежнему остается одной из самых доступных на рынке, благодаря простоте освоения и использования, а также демократичной ценовой политике.